Die ewige Suche hat ein Ende

Ein Präsentationsautor lebt von Inhalten. Doch bevor man diese Inhalte zu dramaturgischen Geschichten verarbeiten kann, muss man sie erst finden oder erfinden, sammeln, Links erstellen, Notizen dazu machen und diese dann auch wiederfinden.

Hier meine Geschichte über Notizen …

Es war an einem schönen Sommertag – so beginnen die meisten guten Geschichten, die dann eine plötzliche Wendung nehmen. Die Wendung in meiner Geschichte ließ an diesem Tag auch nicht lange auf sich warten.

Nach der üblichen Morgenroutine, wie Aufstehen, Zähne putzen, zehn Kniebeugen für das gute Gewissen und dem Einschenken einer Tasse Americano, setzte ich mich an den Schreibtisch, arbeitete die Mails durch, die über Nacht in meinen zahlreichen Posteingängen gelandet waren, und öffnete wie gewohnt die Notiz-App auf meinem Mac, um mir eine Idee zu notieren, die ich auf dem Weg nach der neunten Kniebeuge zur Kaffeemaschine hatte.

Im Formulieren bin ich gut, und so war ein Vierzeiler schnell erfasst. Zum Veranschaulichen wollte ich mir nun noch eine Skizze machen. Skizzen mache ich ausschließlich in Notability. Das Programm bietet mir weder zu wenig Möglichkeiten der grafischen Darstellung noch zu viele, sodass ich mich nicht in verspielten Details verliere. Die Notizen aus der anderen App markierte ich, kopierte sie in die Zwischenablage und löschte diese Notiz.

Natürlich könnte ich Skizzen auch in den Apple-Notizen machen, aber dort ist diese Funktion unglaublich unterdimensioniert. Apple hat dafür ja Freeform entwickelt, und ich frage mich ohnehin stets, warum! Warum konnte man die Funktionen nicht einfach in die Notizen-App integrieren?

Langsam überkam mich ein Gefühl, das ich so schon oft und immer öfter erlebt habe. Das Gefühl, dass ich noch nicht das richtige Notiztool für mich gefunden hatte, und dabei gibt es doch eine riesige Auswahl an solchen Apps.

In dieser Sekunde musste ich die Notiz links liegen lassen und mich auf die Suche nach der optimalen Lösung machen. Also das war nur so ein Gefühl.

Schnell öffnete ich den App Store und tippte die Buchstaben N, O und T in das Suchfeld. Schon eröffnete sich mir eine Auswahl von gefühlt einer Million Möglichkeiten, wie ich mein Problem in den Griff bekommen könnte.

Da waren die Klassiker wie Goodnotes, Upnote und Notability zu finden, oder auch echte Kapazunder wie OneNote von Microsoft oder Evernote. Kenne ich alle – habe ich alle.

Oft sind es aber kleine Apps, die keiner kennt, die coole Funktionen vorweisen und miteinander vereinen. Diesmal lachte mich eine App ganz besonders an: Sticky Notes. Nicht weil sie all das konnte, was ich in einer Notiz-App benötige, sondern weil sie so aufgebaut war wie ein Board, an dem man kleine Post-its anbringen konnte.

Cool, dachte ich, und hatte meine eigentliche Anforderung schon längst vergessen. Cool, weil ich in der Vorbereitung von Präsentationen auch mit solchen kleinen Haftnotizen arbeite und vielleicht konnte ich so diesen Workflow in den Computer übertragen – sozusagen digitalisieren.

Die Kosten von 9,99 Euro waren schnell bezahlt. Ist ja nur einmalig und auch nicht das erste Mal. Wenn die App gut ist, dann lohnt sich die Investition allemal.

Apple Pay sei Dank, konnte ich wenige Sekunden später den vollen Funktionsumfang der Applikation nutzen und befasste mich über eine Stunde mit den Möglichkeiten, die mir geboten wurden. Natürlich musste ich den einen oder anderen Workaround schaffen, aber im Großen und Ganzen konnte ich meinen analogen Prozess nun digital abbilden – und das für 9,99 Euro.

Was ich allerdings für meine 9,99 Euro nicht bekam, war eine durchgehende Integration in das Apple-Universum. Ich konnte trotz Synchronisation in die iCloud das Programm nur am Mac verwenden. Aber immerhin klappte auch der Abgleich mit Evernote, das ich zwar als Premium-Version besitze, jedoch schon seit einigen Jahren nicht mehr benutze.

Vielleicht war jetzt die Zeit, um mir anzusehen, wie sich Evernote verändert hatte. Ich reinstallierte die App auf meinem iPad und verschob sie in jene Ansicht, wo ich all meine Notiz-Apps abgelegt hatte.

Doch da gab es keinen Platz mehr. Satte 30 Programme zierten den Bildschirm, und alle hatten nur die eine Aufgabe – mir für meine Notizen beizustehen. Einstweilen war es eh schon kurz vor Mittag und ich beschloss, einige Programme zu löschen, die ich ohnehin nicht so oft verwende.

Das wären dann in etwa 27 gewesen. Aber alle konnte ich nicht löschen, denn einige hatten eine Funktion, die keine andere App hatte, und die, die ich gekauft hatte oder monatlich bezahle, würde ich sowieso behalten. Bei manchen Apps wusste ich dann nicht, was so toll war, da wollte ich mich auch erst schlau machen, also auch die durften bleiben.

Immerhin hatte ich nach der Bereinigung – sofern man das so nennen kann – wieder sechs freie Plätze und einen dieser Plätze durfte nun nach langer Zeit Evernote einnehmen. Ich öffnete Evernote, um zu kontrollieren, ob die Synchronisation mit Sticky Notes funktioniert hatte, und sofort überkam mich Stress, denn die Software hatte sich so verändert, dass ich nun noch den restlichen Tag damit verbringen würde, mir die Neuheiten von Evernote anzusehen.

Bevor ich meinen Mac am Abend abschaltete, schloss ich alle Fenster, die ich im Laufe meines etwas anders produktiven Tages geöffnet hatte. Ich schloss ein Fenster nach dem anderen und zum Schluss blieb nur noch eines offen. Eine weiße Fläche und der Cursor in Form eines Bleistifts: Notability.

Ich versuchte mich zu erinnern, welche Skizze ich machen wollte. Ich versuchte mich an die Information, an die Idee zu erinnern, die dahinterstand, aber diese befand sich schon lange nicht mehr in der Zwischenablage und in Notability war sie noch nicht eingefügt.

Was mir an diesem Tag also blieb, war eine Menge Zeit, die ich damit vergeudet hatte, meine Apps zu durchforsten, 9,99 Euro, die ich für ein neues Programm ausgegeben hatte, das ich wahrscheinlich in ein paar Tagen schon nicht mehr verwenden werde, und 25 Notiz-Apps, von denen ich viele gar nicht benötige.

Was mir nicht geblieben ist, ist eine ganz gute Idee, die nun in keinem der 25 Apps erfasst ist.

Hat die Geschichte ein Happy End? … Natürlich!

Am selben Abend noch telefonierte ich mit Andreas Stocker und fragte ihn, wie er das mit seinen Notizen machte. Er erklärte mir bereitwillig seinen Workflow und welche Apps dabei eine Rolle spielten.

Workflow, dachte ich – brauche ich vielleicht auch? Andreas half mir dabei, diesen Workflow zu definieren und eine Bereinigung durchzuführen, die diese Bezeichnung auch verdient.

Was geblieben ist, ist ein strikter Ablauf beim Erfassen, Bearbeiten und Lagern von Informationen und Notizen sowie die Programme Apple Notizen und Notion. Dann noch eine kleine, überschaubare Auswahl an Sekundär-Apps, die für spezielle Funktionen herangezogen werden, bevor die erstellte Information im geeigneten Format in Notion ihren Platz findet.

Dieser Prozess erspart mir nicht nur Kosten, sondern auch eine ganze Menge Zeit – und damit meine ich nicht nur die Tage, an denen ich früher wieder einmal „die richtige“ Notiz-App gesucht habe.

Andreas Stocker

Also mir hat er immens geholfen und ich kann euch nur empfehlen, über eure Zeitfresser und Angstmacher nachzudenken. Andreas macht seinen Job gut und wird euch ein wenig Zeit wegnehmen um euch viel Zeit zu ersparen.

Schaut mal hier: https://www.andreasstocker.at/dbem/